domingo, 24 de febrero de 2008

INDUCCION AL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Se ha preguntado usted ¿Qué son los levantamientos de procesos? , o ¿para qué sirven los mapas que se confeccionan?.
Para responder de mejor manera las preguntas anteriores, se presentarán una serie de conceptos:

Actividades y Tareas: Las actividades son una serie lógica de tareas que buscan cumplir un determinado objetivo. Estas actividades comprenden un input, una entrada que genera la actividad. Luego de realizar dicho conjunto de tareas, se obtiene una salida. Un output.
Estas actividades pueden contar con el apoyo de determinados sistemas informáticos para su mejor ejecución.
Por ejemplo: la Actividad de recepción de documentos. Ésta actividad comprende las tareas de recepción física de los documentos, revisión de que se encuentren todos los antecedentes y el timbraje de éstos, evidenciando la correcta recepción.


La actividad y sus detalles se indican en el siguiente cuadro:

Proceso y Subproceso: Corresponde a una serie lógica e interrelacionada de subprocesos los cuales presentan un objetivo, un “para qué se hace”. Este proceso abarca una serie de subprocesos que se reflejan en un mapa.
Un Subproceso corresponde a una serie de actividades relacionadas para cumplir un determinado fin.
Por ejemplo, el proceso de Compra de materiales puede comprender los subprocesos de recepción de pedido, cotización y compra de materiales.

Entonces, al conocer los conceptos de tareas, actividades, subproceso y proceso, podemos definir y comprender qué significa un mapa de procesos:

Mapa de procesos: Es un gráfico donde se expresa de manera lógica un proceso que comprende una serie de subprocesos con sus respectivas actividades interrelacionadas. A modo de ejemplo, un mapa puede describir gráficamente el proceso de apertura de cuenta corriente para un determinado banco; o, describir cómo se hace el abastecimiento de materiales para una organización.
En dicho mapa, dónde se describe un determinado proceso, el flujo de información puede recorrer distintas áreas y roles.

También podemos encontrar un tipo de actividad, que tiene una función de mayor relevancia dentro de las actividades normales, pues buscan mitigar o evitar un riesgo asociado al elemento input que ingresa. Estas son las actividades de control.

Actividades de control: Estos corresponden a una serie de tareas de verificación, cotejo y/o revisión del elemento input entrante (que puede ser una serie de documentos, por ejemplo). La ejecución de las tareas de control buscan evitar y/o mitigar el riesgo provocado por la falta de los documentos o que éstos posean antecedentes incorrectos, por ejemplo. El resultado del control ejecutado puede corresponder a antecedentes validados, documentos correctamente recibidos y además un riesgo prevenido y/o corregido.

¿Qué es un levantamiento de proceso?

El levantamiento de proceso corresponde a una reunión(es) de entrevista(s) a los usuarios y/o dueño del proceso que ejecutan las actividades para cada proceso respectivamente. En estas entrevistas se debe explicar en detalle cada actividad, indicando los controles realizados y los sistemas o máquinas de apoyo implicados.
El entrevistador, con la información obtenida gracias al levantamiento con el usuario y/o dueño del proceso, pasa a confeccionar el mapa del proceso. Este mapa, posteriormente, debe ser validado por el usuario implicado para su aprobación.

¿Para qué sirve el mapa?, ¿Cuál es su importancia?

Luego de obtener la información señalada por el usuario y/o dueño del proceso, se procede a confeccionar el mapa del proceso.
El entrevistador plasma, en una secuencia lógica y ordenada, todas las actividades señaladas dentro del mapa. Este mapa nos permite obtener una visión lógica, ordenada y simple de las actividades y subproceso(s) actuales ejecutado(s) para cumplir un determinado(s) objetivo(s).
La importancia del mapa es que al obtener la visión del proceso, es posible interrelacionarlo con otros mapas de procesos y así tener como resultado una visión macro de la situación actual de la organización desde el detalle hasta lo general para su análisis y comprensión.