miércoles, 28 de octubre de 2009

Estandarización de documentos en los organismos públicos

Hoy vi un cargo dentro de la página web de uno de los ministerios. Al leer las bases y el perfil me di cuenta que cumplía parte de los requisitos. Para postular había una ficha de postulación y un formato de curriculum donde se tienen que llenar desde los datos más básicos hasta la información académica y laboral.
Después ingresé a otra página web, de un organismo que dependía de otro Ministerio donde también se publicaban las bases y el perfil para un cargo, en el cual cumplía parte de los requisitos. Me pareció interesante. Igualmente disponían de una ficha de postulación y un formato de curriculum. Pero a pesar que eran los mismos documentos, se pedían datos muy parecidos con un distinto orden.


La pregunta ahora es la siguiente:
¿Por qué no se estandarizan los documentos para postular a un cargo público?
Se supone que los organismos públicos tanto ministerios como los dependientes de estos están agilizando y disminuyendo el flujo de documentos para mejorar sus procesos ya sea para la atención de usuarios internos, interinstitucionales y público en general.
Dentro de las entidades públicas donde yo he participado en proyectos de mejoramiento y rediseño de procesos, en general, existen los mismos documentos circulantes ya sea:

  • Resoluciones
  • Oficios
  • Providencias
  • Memorándums
  • Solicitudes
  • Formularios
  • Formatos de curriculum, etc.

Estos distintos documentos solicitan datos que si son necesarios para la correcta gestión de los distintos procesos respectivos vinculados a cada documento, y otros que no apoyan o bien dificultan el flujo correcto del documento para el proceso asociado.

¿Qué se entiende por estandarizar documentos?
Estandarizar documentos, es una opción de mejora que son relativamente de bajo costo, de riesgo bajo y razonable, y que bien implementado y usado por los distintos usuarios implicará una mejora de alto impacto para la(s) organización(es). La palabra viene del adjetivo estándar que significa Tipo, modelo, patrón o nivel, según la Real Academia española (www.rae.es) por lo tanto estandarizar documentos se entenderá como llevar a un modelo o un patrón una serie de documentos.

¿Cómo estandarizo documentos?
Es un trabajo de alta complejidad y que implica gran cantidad de horas hombre. Para realizar dicho trabajo se tienen que realizar los siguientes pasos:

Entender el proceso o la serie de procesos en el cual el documento va circulando entre distintas organizaciones y/o áreas y/o usuarios que trabajan con éste. ¿Para qué sirve el documento para el proceso? ¿A quién le sirve? ¿Qué normas se tienen que cumplir? Se tiene que realizar el trabajo, en conjunto con los usuarios y los dueños de procesos, áreas legales, etc. Aunque hay que determinar cierto límite de participación de las entidades o entes pues se dificulta y atrasa el trabajo de estandarización.

Conocer y determinar qué datos, que se solicitan o que contiene el documento, realmente se utilizan. Además se tiene que establecer los datos inútiles y preguntarse ¿Son realmente necesarios estos datos? , si estos datos faltan, están incompletos o están errados ¿Afectará al proceso?.Teniendo los datos útiles y separados de los que no lo son, se tiene que realizar la comparación de los documentos. Por ejemplo, existen “Oficios” que contienen datos “tipo” y que se van repitiendo entre distintas instituciones y otros datos que son únicos que se encuentran asociados a la naturaleza y al contenido específico del documento. Estos datos “tipo” llevarlos a un nuevo documento y dejando lo específico como no estandarizable. 

Existen documentos que son 100% estandarizables, otros que tienen un cierto grado y otros que finalmente no se pueden estandarizar. Es por eso que la comparación entre documentos y entender el porqué de éste dentro del proceso es de gran importancia.Confeccionar un nuevo documento con los datos Tipo y los específicos, respetando las normativas si las tuviese, en el caso de que se pueda estandarizar. Los ministerios y sus organismos dependientes deberían, a mi parecer, coordinarse para ver el tema de los documentos. Un Gobierno proactivo, eficiente y ágil en el manejo de la información debe tener los mismos documentos o bien estandarizados para usuarios internos, interinstitucionales y el público general. Sin duda es un tema quizás tedioso y que no representa beneficios claramente cuantificables pero si implicará:

  • Disminuciones en la carga de trabajo para los usuarios.
  • Disminución de cuellos de botella por exceso de documentos o complejidad de estos.
  • Disminución o bien la mejora de los tiempos de ciclo de los procesos vinculados.